Blog de Vtiger CRM en México

Activar y desactivar módulos en Vtiger 7

Desactivar módulos en Vtiger 7 puede resultar útil para mantener nuestro CRM ordenado y garantizar que su operación sea más rápida y eficaz. Podemos dejar activos solo aquellos módulos que utilicemos de forma más frecuente y desactivar los demás. Cuando sea necesario volver a trabajar con un módulo desactivado, simplemente podemos volver a activarlo y listo.

Te invitamos a consultar nuestro video en Youtube donde te mostramos lo fácil que es activar y desactivar módulos en tu Vtiger 7: https://youtu.be/BLs_uBriLU4

 

A pesar de que el SAT ha extendido nuevamente la entrada en vigor del nuevo formato de la factura (en su versión 3.3) y de la factura de recepción de pagos para el 1 de enero 2018 y el 1 de abril de 2018 respectivamente (http://www.sat.gob.mx/factura/Paginas/default.htm), es importante irse familiarizando con los nuevos requerimientos del SAT.

En Simple Sistemas, ya hemos incorporado estos nuevos requerimientos a nuestro módulo de facturación CFDI para Vtiger con la actualización del módulo de facturación a la versión 3.3. De igual forma, hemos desarrollado el módulo de pagos, que te permitirá expedir la factura de recepción de pagos desde Vtiger.

En nuestro canal de Youtube encontrarás varios videos útiles para conocer las principales funciones del módulo de facturación CFDI 3.3, informarte sobre los cambios y mejoras de la actualización del módulo de facturación CFDI 3.3 para Vtiger y saber cómo funciona el módulo de pagos:

https://youtu.be/x6BrCViWt4s (principales funciones del módulo)

https://youtu.be/zMpRIfmtAWk (cambios y mejoras de la actualización)

https://www.youtube.com/watch?v=8dOlSqvK2to#action=share (módulo de pagos)

Asimismo, si ya adquiriste tu módulo de facturación CFDI 3.3, te enseñamos cómo instalarlo y configurarlo en unos cuantos sencillos pasos: https://youtu.be/sRHvFsh9-tk

También nos ponemos a tus órdenes en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para cualquier duda sobre la compra y el funcionamiento del módulo de facturación y el módulo de pagos.

 

 

Creación y manejo de listas/filtros en Vtiger 7

Vtiger te permite crear listas que ayudan a filtrar los registros en un módulo determinado. Para ello, se utilizan una serie de condiciones para filtrar un conjunto de registros dentro de un módulo. Por ejemplo, puedes filtrar rápidamente todos los registros en un área determinada y asignar esa lista de registros a un agente de ventas que pertenezca a dicha área. También puedes hacer operaciones en las listas como editar, eliminar, duplicar, etc. Vtiger viene con una serie de listas predeterminadas para cada módulo.

Para crear una lista primero nos vamos, desde cualquier módulo, a la parte superior izquierda donde dice LISTAS y damos clic en el botón de más (+). En la pantalla que nos aparece, hay que llenar los campos del Nombre de lista, las columnas que queremos aparezcan en la lista (podemos eliminar las columnas que no necesitemos), definir los registros que queremos que se desplieguen al seleccionar las condiciones de la lista (estas condiciones deben ser las que apliquen para tu negocio, como por ejemplo ver los contactos que están asignados a mí como administrador).

Posteriormente, podemos decidir si queremos compartir la lista con otros usuarios o grupos, roles, etc. al palomear la casilla de "Compartir la lista".

Finalmente, guardamos nuestra lista y vemos que ya aparece en la parte izquierda de la pantalla principal del módulo donde dice MI LISTA. Si alguien más hubiera creado una lista compartida, la veríamos bajo el título de LISTA COMPARTIDA.

La lista que acabamos de crear como ejemplo contiene las columnas que seleccionamos al momento de crearla. Si hacemos clic en la flechita que aparece a la derecha del nombre de la Lista se despliegan las opciones de lo que podemos hacerle a nuestra lista: editarla, eliminarla, duplicarla o establecerla por defecto (default), es decir, puedes seleccionar una lista que te aparezca por defecto cuando entras a un módulo determinado.

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/MsOxJTUrKpg

 

*Traducido y adaptado de: https://www.youtube.com/watch?v=KYSyzH1Nc3g

Cómo crear formularios web en Vtiger 7

 

En Vtiger puedes crear un formulario HTML para ponerlo en tu página web y que los prospectos lo llenen con sus datos y estos se exporten automáticamente a un registro en Vtiger.

Para crear un formulario, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla, dar clic en el botón de Menú para seleccionar Configuración y Configuración de CRM.

Posteriormente, hay que dar clic en Automatización y luego en Formularios web.

Una vez aquí, dar clic en el botón de Agregar Formulario web para iniciar el proceso de creación del formulario web.

En la pantalla que aparece, vamos a llenar los datos requeridos, como el nombre del formulario, el módulo para el cual va a recopilar la información el formulario, el usuario al que se le va a asignar la creación del formulario, y el Return Url, que es la página a donde se enviarán los visitantes de la página una vez que terminen de llenar y enviar el formulario.

En la parte de Prospectos Field Information se despliegan una serie de campos del módulo que seleccionamos arriba, en este caso el de Prospectos. Primero, hay que seleccionar los campos que vamos a querer que aparezcan en el formulario de la lista que nos aparece en Add fields. Si quieres añadir un campo que no aparece en la lista, tendrás que crearlo en el editor del módulo antes de hacer el formulario.

El campo de Override Value te permite definir un valor por defecto para el campo cuando se importa al Vtiger sin importar la información que ingrese el visitante de la página. Por último, la columna de Mandatory te permite definir qué valores son obligatorios para ser llenados por los visitantes a la página. El campo de Webforms reference es el nombre del campo HTML tal y como se usa en el formulario. Si estás creando tu propio formulario manualmente, necesitas utilizar estos valores de referencia para el nombre del campo correspondiente que llena el visitante. Es importante mencionar que algunos campos ya están marcados como obligatorios porque, en el caso de los Prospectos, el módulo no puede existir sin estos campos. Una vez terminada la configuración, hay que dar clic en Guardar.

Puedes hacer cambios al formulario o borrarlo desde la página de la lista de formularios web con los botones de Editar o Eliminar que aparecen en la parte superior derecha.

Para colocar el formulario web en tu página, haz clic en el botón Show Form, copia y pega el código en tu página web y listo.

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de youtube: https://www.youtube.com/watch?v=_jsA5d5Amhg&t=5s

Configuración de roles y perfiles en Vtiger 7

 

Para controlar qué módulos y campos puede ver y modificar un determinado usuario del Vtiger, el administrador puede crear perfiles de acceso de usuario personalizados que se aplican a los usuarios mediante sus roles jerarquizados.

Para configurar un perfil de usuario, nos vamos a la parte superior izquierda de nuestro Vtiger, hacemos clic en el botón de menú seleccionamos la opción de Configuración de CRM. De aquí, damos clic en Administrar Usuarios y seleccionamos la opción de Perfiles.

 

Vtiger viene con un set de perfiles predefinidos que puedes utilizar o cambiar, pero no borrar. Para editar un perfil, hay que dar clic en el perfil y, una vez en la ventana del perfil, dar clic en Editar.

Si quieres crear un nuevo perfil, hay que hacer clic en el botón Agregar Perfil y completar la información que se pide. Puedes seleccionar cuatro tipos de permisos: Ver, Crear, Editar y Borrar. También puedes configurar cuáles campos en el módulo son visibles al hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo en la columna de la derecha. Al terminar, dar clic en el botón Guardar.

Para asignar un perfil a un usuario, primero tienes que asignarlo a un rol y luego asignar un usuario a ese rol. Para crear un rol, es importante tomar en cuenta cómo funcionará en la jerarquía de tu empresa u organización porque también va a determinar quién puede ver qué registros en el CRM. Para asignar un rol, hay que irse a la Configuración del CRM, luego al menú de Administrar Usuarios y, finalmente, a Roles. Para crear un rol que le reporta a otro rol hay que dar clic en el botón de "más" del rol “padre” del nuevo rol.

Aquí podrás asignar privilegios directamente a un rol o asignarlos desde perfiles existentes. Si quieres seleccionar privilegios desde un perfil, selecciona el perfil o perfiles deseados de la lista de perfiles disponibles y luego da clic en el botón Guardar.

 

 Por último, para asignar un usuario a un rol, hay que abrir la opción de Usuarios y dar clic en Editar, y luego  seleccionar el nuevo rol.

Cómo configurar el menú de Navegación en Vtiger 7

 

Configurar el menú de Navegación en Vtiger 7 es muy sencillo. Primero hay que irse al botón de menú principal, seleccionar Configuración y, luego, Configuración CRM.

Posteriormente, hay que hacer clic en Configuración y, enseguida, Menú principal.

Una vez aquí, vemos todos los módulos de Vtiger, donde podemos cambiar el orden en que aparecen simplemente haciendo clic en el módulo deseado y arrastrándolo hacia arriba o hacia abajo. Los cambios se guardan de forma automática.

Si deseamos eliminar un módulo, solamente hay que hacer clic en el botón “x”. Para restaurar el módulo eliminado, hay que irse hasta abajo de la lista de módulos y seleccionar “Select Hidden Module”, dar clic en el módulo que queremos restaurar y, finalmente, seleccionar Guardar.

 

Te invitamos a consultar este post en formato de video en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=OK3eCupdbCE

 

** Traducido y adaptado de https://www.youtube.com/watch?v=8lNat8WI_h8 

Configuración de flujos de trabajo en Vtiger 7

 

Los flujos de trabajo en Vtiger son una herramienta útil para automatizar los procesos de tu negocio, automatizar tareas repetitivas como el envío de correos masivos, e incrementar la eficiencia de tu empresa y optimizarla.

Para crear un flujo de trabajo hay que irnos al Menú principal, hacer clic en Configuración, luego en Configuración de CRM, Automatización y, finalmente, seleccionar Flujos de trabajo.

 

 

Nos aparece una pantalla donde vemos la lista de todos los flujos de trabajo que están disponibles, organizados en columnas según el Módulo, el nombre del Flujo de trabajo, el Trigger (Gatillo, que es lo que dispara o activa el Flujo de trabajo), las Condiciones y las Acciones del Flujo de trabajo en sí. También vemos que hay una columna donde podemos activar o desactivar el Flujo de trabajo, así como Eliminarlo haciendo clic en el ícono de bote de basura.

 

Para crear un nuevo Flujo de trabajo, hay que hacer clic en el botón “Nuevo Flujo De Trabajo” y llenar la información necesaria.

En el apartado de Información Básica, ponemos el nombre del flujo de trabajo. Por ejemplo, si queremos crear un flujo de trabajo para enviar un correo de forma automática para felicitar a nuestros clientes el día de su cumpleaños, podemos nombrar al flujo de trabajo como “Felicitación por cumpleaños” y en el campo de Descripción podemos poner “correo automático para felicitar al cliente por su cumpleaños”. En el Módulo De Destino, seleccionamos el módulo de donde se va a tomar la información para realizar las tareas necesarias del Flujo de trabajo y, por último, definimos el estado del Flujo: Activo es para que el Flujo empiece a trabajar e Inactivo para que se mantenga apagado.

En la siguiente parte (no estoy muy convencida de la traducción) como Flujo De Trabajo de Gatillo, definimos el criterio que va a disparar o a activar el Flujo de trabajo, es decir, lo que tiene que pasar para que el Flujo de trabajo se ejecute. Las condiciones que aparecen en el “Gatillo” o detonador dependen del Módulo que seleccionemos. En nuestro caso, seleccionamos como Frecuencia “Diario” (todos los días se va a activar la posibilidad de que se ejecute el Flujo siempre y cuando se cumplan las condiciones). Y “En El Momento”, definimos a qué hora se va a ejecutar nuestro Flujo de trabajo. Finalmente, también podemos definir la frecuencia con la que se produce el Flujo.

 

En Condición De Flujo De Trabajo podemos definir qué condiciones deben cumplirse para que el Flujo de trabajo se active. Aquí es importante distinguir entre “Todas las condiciones” y “Cualquier condición”. “Todas las condiciones” se refiere a que todos los criterios que definamos se deben de cumplir para que se active el Flujo, mientras que, en “Cualquier condición”, por lo menos uno de los criterios o condiciones deben cumplirse para que el Flujo se produzca. Puedes poner todas las condiciones que necesites para que se ejecute el flujo de trabajo.

En el ejemplo de la felicitación por cumpleaños, solamente necesitamos definir una condición, que es la fecha de cumpleaños o fecha de nacimiento y que esa condición se cumpla el día de hoy.

Finalmente, en Acciones De Flujo De Trabajo seleccionamos la Acción que queremos que ejecute nuestro Flujo. En nuestro caso, se trata de Enviar correo, por lo que, al seleccionar esta opción, nos lleva a una pantalla donde escribimos el correo que enviará nuestro Flujo de trabajo.

 

Al terminar de definir todo esto, damos clic en Guardar para que nuestro Flujo de trabajo se guarde en la lista.

 

Los invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=NDyC7Ay_o8M

Cómo controlar el acceso a registros en Vtiger 7 con Reglas de visibilidad

 

El administrador puede personalizar la forma en que los registros de un módulo se visualizan y se comparten entre usuarios. La función de visualizar o compartir módulos en Vtiger puede ponerse como pública, lo que significa que los registros son accesibles para todos los usuarios, o como privada, es decir, solamente el individuo a quien se le asigna el módulo y un usuario con reglas jerárquicas más altas pueden tener acceso al registro.

Es importante dar permisos apropiados para crear, editar, visualizar y eliminar en los perfiles de usuario, en especial cuando se establece la función de compartir un módulo como pública, ya que la configuración por defecto para todos los módulos (excepto para el módulo de Calendario) es pública, con los privilegios de leer, crear, editar y escribir activados. La función de compartir el módulo de Calendario no se puede modificar y siempre será visible para los usuarios con el más alto nivel en la jerarquía de roles.

Para configurar el acceso para compartir, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla, hacer clic en el botón de menú, seleccionar Configuración y luego Configuración de CRM.

 

Enseguida desplegamos la pestaña de Administrar Usuarios y seleccionamos Reglas de 

Enseguida desplegamos la pestaña de Administrar Usuarios y seleccionamos Reglas de visibilidad.

 

En esta página, seleccionamos las opciones adecuadas para cada módulo. Es importante recordar que el acceso a los módulos de Oportunidades, Casos, Cotización, Órdenes de compra y Facturas debe definirse como privado cuando el acceso a Organizaciones se define como privado. Esto ocurre de forma automática cuando defines el módulo de Organizaciones como privado.

Después de hacer cualquier cambio hay que hacer clic en el botón de Aplicar nuevas reglas de visibilidad para guardar los cambios.

Si las reglas o las opciones de algún módulo no son lo suficientemente específicas, el administrador puede definir reglas personalizadas. Esto puede hacerse al hacer clic en el botón de flecha apuntando hacia debajo de la columna de la derecha y seleccionar Agregar regla de visibilidad personalizada. En este caso, el administrador puede definir reglas de acceso con privilegios solo de lectura o de lectura y de escritura. Es importante acordarse de que, después de hacer cualquier cambio, hay que hacer clic en el botón de Aplicar nuevas reglas de visibilidad.

 

Puedes consultar el video de este post en nuestro canal de Youtube aquí: https://www.youtube.com/watch?v=IJ9wKBGmTFI