Blog de Vtiger CRM en México

Tableros y widgets en Vtiger 7

Los tableros (dashboards) y widgets en Vtiger 7 son una forma muy útil de ver la información que usamos con más frecuencia en nuestro Vtiger CRM. Por default, los tableros son lo primero que vemos al entrar a nuestro Vtiger y podemos crear y organizar los tableros de manera sencilla y eficaz. 

Para aprender cómo crear y organizar tableros y widgets en Vtiger 7 te invitamos a consultar este video en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=8G6FNwHq5TU&t=2s

Numeración de registros y módulos en Vtiger 7 

Los módulos y registros en Vtiger tienen un código compuesto de letras y números que permite su fácil identificación. Esto es especialmente útil para las cotizaciones y facturas:

 

En la imagen vemos que el código de la cotización es QUO5 (QUO = QUOTE, que es cotización en inglés). Podemos cambiar tanto el prefijo como el número de forma muy sencilla. Para ello, te invitamos a ver el tutorial en nuestro canal de Youtube:  https://youtu.be/YH5XTUfJuNk 

¡Simple les desea un muy feliz año nuevo!

 

Para empezar este 2018 tenemos noticias interesantes para nuestra comunidad Vtiger de código abierto. Los desarrolladores de Vtiger han estado trabajando en el lanzamiento de Vtiger 7.1 y acaban de informarnos de una nueva característica que incluirá esta nueva versión. Aquí les presentamos un resumen del comunicado original:

 

Nos gustaría informarles que hemos estado trabajando en algunas características de Vtiger código abierto V7.1 y esperamos lanzarlo en un par de semanas. A continuación les presentamos una lista de características de la nueva versión, incluyendo algunas diferencias con la versión anterior:

 

1.       Seguir un registro (da clic en el ícono de estrella para seguir a un registro. Al seguir cualquier registro, recibes actualizaciones del mismo en la medida en que otros usuarios del Vtiger lo modifican. Tú recibes notificaciones de estas actualizaciones por medio de los canales que están habilitados en la configuración del centro de notificaciones. Para dejar de seguir un registro simplemente des-selecciona el ícono de estrella.

2.       Evitar registros duplicados (Evita registros duplicados en Vtiger en todas las fuentes al habilitar la verificación de duplicados).

3.       Archivos adjuntos para webforms (Permite a los usuarios adjuntar archivos a las webforms).

4.       Importar usuarios utilizando un archivo.CSV (Permite importar datos de usuarios utilizando un archive .csv).

Les pedimos que, por favor, revisen las nuevas características en las que hemos estado trabajando. Creemos que su contribución para validarlas, detectar bugs y señalar cuestiones de uso en general es sumamente valiosa para que el proceso de lanzamiento sea más fácil y fluido.

Los mantendremos informados de cualquier otra actualización con respecto a la fecha de lanzamiento.

 Gracias

 

 ** Traducido y adaptado de: https://www.vtexperts.com/vtiger-7-1-features-development/

Activar y desactivar módulos en Vtiger 7

Desactivar módulos en Vtiger 7 puede resultar útil para mantener nuestro CRM ordenado y garantizar que su operación sea más rápida y eficaz. Podemos dejar activos solo aquellos módulos que utilicemos de forma más frecuente y desactivar los demás. Cuando sea necesario volver a trabajar con un módulo desactivado, simplemente podemos volver a activarlo y listo.

Te invitamos a consultar nuestro video en Youtube donde te mostramos lo fácil que es activar y desactivar módulos en tu Vtiger 7: https://youtu.be/BLs_uBriLU4

 

A pesar de que el SAT ha extendido nuevamente la entrada en vigor del nuevo formato de la factura (en su versión 3.3) y de la factura de recepción de pagos para el 1 de enero 2018 y el 1 de abril de 2018 respectivamente (http://www.sat.gob.mx/factura/Paginas/default.htm), es importante irse familiarizando con los nuevos requerimientos del SAT.

En Simple Sistemas, ya hemos incorporado estos nuevos requerimientos a nuestro módulo de facturación CFDI para Vtiger con la actualización del módulo de facturación a la versión 3.3. De igual forma, hemos desarrollado el módulo de pagos, que te permitirá expedir la factura de recepción de pagos desde Vtiger.

En nuestro canal de Youtube encontrarás varios videos útiles para conocer las principales funciones del módulo de facturación CFDI 3.3, informarte sobre los cambios y mejoras de la actualización del módulo de facturación CFDI 3.3 para Vtiger y saber cómo funciona el módulo de pagos:

https://youtu.be/x6BrCViWt4s (principales funciones del módulo)

https://youtu.be/zMpRIfmtAWk (cambios y mejoras de la actualización)

https://www.youtube.com/watch?v=8dOlSqvK2to#action=share (módulo de pagos)

Asimismo, si ya adquiriste tu módulo de facturación CFDI 3.3, te enseñamos cómo instalarlo y configurarlo en unos cuantos sencillos pasos: https://youtu.be/sRHvFsh9-tk

También nos ponemos a tus órdenes en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para cualquier duda sobre la compra y el funcionamiento del módulo de facturación y el módulo de pagos.

 

 

Cómo crear formularios web en Vtiger 7

 

En Vtiger puedes crear un formulario HTML para ponerlo en tu página web y que los prospectos lo llenen con sus datos y estos se exporten automáticamente a un registro en Vtiger.

Para crear un formulario, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla, dar clic en el botón de Menú para seleccionar Configuración y Configuración de CRM.

Posteriormente, hay que dar clic en Automatización y luego en Formularios web.

Una vez aquí, dar clic en el botón de Agregar Formulario web para iniciar el proceso de creación del formulario web.

En la pantalla que aparece, vamos a llenar los datos requeridos, como el nombre del formulario, el módulo para el cual va a recopilar la información el formulario, el usuario al que se le va a asignar la creación del formulario, y el Return Url, que es la página a donde se enviarán los visitantes de la página una vez que terminen de llenar y enviar el formulario.

En la parte de Prospectos Field Information se despliegan una serie de campos del módulo que seleccionamos arriba, en este caso el de Prospectos. Primero, hay que seleccionar los campos que vamos a querer que aparezcan en el formulario de la lista que nos aparece en Add fields. Si quieres añadir un campo que no aparece en la lista, tendrás que crearlo en el editor del módulo antes de hacer el formulario.

El campo de Override Value te permite definir un valor por defecto para el campo cuando se importa al Vtiger sin importar la información que ingrese el visitante de la página. Por último, la columna de Mandatory te permite definir qué valores son obligatorios para ser llenados por los visitantes a la página. El campo de Webforms reference es el nombre del campo HTML tal y como se usa en el formulario. Si estás creando tu propio formulario manualmente, necesitas utilizar estos valores de referencia para el nombre del campo correspondiente que llena el visitante. Es importante mencionar que algunos campos ya están marcados como obligatorios porque, en el caso de los Prospectos, el módulo no puede existir sin estos campos. Una vez terminada la configuración, hay que dar clic en Guardar.

Puedes hacer cambios al formulario o borrarlo desde la página de la lista de formularios web con los botones de Editar o Eliminar que aparecen en la parte superior derecha.

Para colocar el formulario web en tu página, haz clic en el botón Show Form, copia y pega el código en tu página web y listo.

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de youtube: https://www.youtube.com/watch?v=_jsA5d5Amhg&t=5s

Creación y manejo de listas/filtros en Vtiger 7

Vtiger te permite crear listas que ayudan a filtrar los registros en un módulo determinado. Para ello, se utilizan una serie de condiciones para filtrar un conjunto de registros dentro de un módulo. Por ejemplo, puedes filtrar rápidamente todos los registros en un área determinada y asignar esa lista de registros a un agente de ventas que pertenezca a dicha área. También puedes hacer operaciones en las listas como editar, eliminar, duplicar, etc. Vtiger viene con una serie de listas predeterminadas para cada módulo.

Para crear una lista primero nos vamos, desde cualquier módulo, a la parte superior izquierda donde dice LISTAS y damos clic en el botón de más (+). En la pantalla que nos aparece, hay que llenar los campos del Nombre de lista, las columnas que queremos aparezcan en la lista (podemos eliminar las columnas que no necesitemos), definir los registros que queremos que se desplieguen al seleccionar las condiciones de la lista (estas condiciones deben ser las que apliquen para tu negocio, como por ejemplo ver los contactos que están asignados a mí como administrador).

Posteriormente, podemos decidir si queremos compartir la lista con otros usuarios o grupos, roles, etc. al palomear la casilla de "Compartir la lista".

Finalmente, guardamos nuestra lista y vemos que ya aparece en la parte izquierda de la pantalla principal del módulo donde dice MI LISTA. Si alguien más hubiera creado una lista compartida, la veríamos bajo el título de LISTA COMPARTIDA.

La lista que acabamos de crear como ejemplo contiene las columnas que seleccionamos al momento de crearla. Si hacemos clic en la flechita que aparece a la derecha del nombre de la Lista se despliegan las opciones de lo que podemos hacerle a nuestra lista: editarla, eliminarla, duplicarla o establecerla por defecto (default), es decir, puedes seleccionar una lista que te aparezca por defecto cuando entras a un módulo determinado.

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/MsOxJTUrKpg

 

*Traducido y adaptado de: https://www.youtube.com/watch?v=KYSyzH1Nc3g

Configuración de roles y perfiles en Vtiger 7

 

Para controlar qué módulos y campos puede ver y modificar un determinado usuario del Vtiger, el administrador puede crear perfiles de acceso de usuario personalizados que se aplican a los usuarios mediante sus roles jerarquizados.

Para configurar un perfil de usuario, nos vamos a la parte superior izquierda de nuestro Vtiger, hacemos clic en el botón de menú seleccionamos la opción de Configuración de CRM. De aquí, damos clic en Administrar Usuarios y seleccionamos la opción de Perfiles.

 

Vtiger viene con un set de perfiles predefinidos que puedes utilizar o cambiar, pero no borrar. Para editar un perfil, hay que dar clic en el perfil y, una vez en la ventana del perfil, dar clic en Editar.

Si quieres crear un nuevo perfil, hay que hacer clic en el botón Agregar Perfil y completar la información que se pide. Puedes seleccionar cuatro tipos de permisos: Ver, Crear, Editar y Borrar. También puedes configurar cuáles campos en el módulo son visibles al hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo en la columna de la derecha. Al terminar, dar clic en el botón Guardar.

Para asignar un perfil a un usuario, primero tienes que asignarlo a un rol y luego asignar un usuario a ese rol. Para crear un rol, es importante tomar en cuenta cómo funcionará en la jerarquía de tu empresa u organización porque también va a determinar quién puede ver qué registros en el CRM. Para asignar un rol, hay que irse a la Configuración del CRM, luego al menú de Administrar Usuarios y, finalmente, a Roles. Para crear un rol que le reporta a otro rol hay que dar clic en el botón de "más" del rol “padre” del nuevo rol.

Aquí podrás asignar privilegios directamente a un rol o asignarlos desde perfiles existentes. Si quieres seleccionar privilegios desde un perfil, selecciona el perfil o perfiles deseados de la lista de perfiles disponibles y luego da clic en el botón Guardar.

 

 Por último, para asignar un usuario a un rol, hay que abrir la opción de Usuarios y dar clic en Editar, y luego  seleccionar el nuevo rol.