Blog de Vtiger CRM en México

Cómo crear correos usando las plantillas de correo de Vtiger

 

Una parte muy importante en la comunicación interna y externa de una empresa o negocio son los correos electrónicos. La mayoría de las empresas envía correos todos los días y a veces esto puede ser una tarea que toma su tiempo y que puede ser tediosa, en especial cuando son correos que casi siempre tienen el mismo texto.

Las plantillas de correo de Vtiger ayudan a que esta tarea no sea tan tediosa, pues las plantillas te permiten crear correos predefinidos y personalizados. Con las plantillas puedes añadir información del mismo Vtiger, como el nombre del contacto, su cumpleaños, teléfono, dirección, etc.

En este post te enseñamos cómo crear estas plantillas de correo.

Primero hay que irse a la pestaña de Todas y, en la columna de Herramientas, seleccionar Plantillas de correo.

Aquí, en la página de Plantillas de Correo, damos clic en el botón Agregar plantilla de correo

Nos aparece una pantalla donde podemos darle nombre a nuestra plantilla y escribir una descripción para darle una categoría a nuestro correo.

Abajo, en la parte de Plantilla de correo Descripción, nos pide el Asunto del correo y más abajo aparece el espacio donde podemos redactar el correo en sí.

Una característica única de las plantillas de Vtiger es que nos permiten jalar datos de los registros de nuestro Vtiger para personalizar los correos. Esto se hace en Seleccionar tipo de campo: del menú desplegable de la izquierda seleccionamos el módulo de donde vamos a jalar los datos y del menú desplegable de la derecha seleccionamos el campo deseado.

Del menú de la izquierda también podemos seleccionar valores generales (generalFields) como la fecha y hora actual.

Al momento de redactar el texto del correo, puedes usar las herramientas del editor de correo. También puedes hacer el correo visualmente más atractivo añadiendo imágenes o cualquier otro contenido html. Esto ya es un poquito más complicado y necesita algo de conocimiento básico de programación, pero básicamente puedes escribir el código de programación o copiarlo de algún lado para insertarlo en tu plantilla dando clic en el botón de Source

Al terminar de crear la plantilla, hay que dar clic en guardar.

Para usar nuestra plantilla de correo, basta con dar clic en el botón de Enviar correo desde cualquier registro del Vtiger y luego dar clic en “Seleccione Plantilla de Correo”.

Ahí nos aparece la lista de todas nuestras plantillas: seleccionamos la que necesitamos y la copia automáticamente en el cuerpo del correo. Una vez hecho esto, le damos “Enviar” y listo.

 

Para más información sobre este tema o para ayuda con la creación de plantillas de correo, por favor pónganse en contacto con nosotros a través de nuestra página www.simplesistemas.com

Cómo configurar el Editor en Vtiger 7

 

En este post te vamos a enseñar cómo configurar el Editor en Vtiger 7. El Editor de configuración te permite definir valores como Helpdesk support (soporte técnico), direcciones de correo, alias, el tamaño máximo de subida de un archivo, y otros settings por defecto que aplican para todos los usuarios del Vtiger.

Para configurar el editor, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla y dar clic en el botón de Menú. De ahí, seleccionamos Configuración y Configuración CRM. 

Una vez ahí, hay que seleccionar Configuración y luego Editor de configuración..

Si tu equipo de atención a cliente utiliza una dirección de correo en común y un alias de grupo, aquí puedes editar esta información. También puedes añadir la dirección de correo de tu Helpdesk support (soporte técnico) y tu Support name (nombre de soporte técnico)

El Editor de configuración también te permite cambiar el tamaño máximo de subida de un archivo, que puede ser de hasta 5MB. El Default Module es el módulo que queremos que los usuarios vean cuando se logean al Vtiger. El Maximum text length in List View (el tamaño de texto máximo en la Vista de Lista) determina el número de caracteres que se muestran en cualquier columna de la List View de cualquier módulo.

En el Maximum entries per page in List View (entradas máximas por página en la Vista de Lista) puedes definir el número de registros que se muestran por página en la List View de cualquier módulo.

 

 

Finalmente, da clic en el botón de Guardar para aplicar los cambios.

Cómo personalizar preferencias en Vtiger 7

 

En este post vamos a aprender cómo personalizar la configuración de tu Vtiger 7.

Vtiger 7 le permite al usuario configurar sus preferencias, incluyendo el idioma, la zona horaria, el formato de la fecha, las monedas, y mucho más. Para empezar a personalizar tus preferencias hay que irse al ícono de persona en la parte superior derecha de cualquier pantalla y hacer clic en Mis preferencias.

Aparece una pantalla que nos muestra cómo vemos la información en nuestro Vtiger.

 

El primer campo, el de monedas y números, permite cambiar el tipo de moneda en el Vtiger. Como vemos, el peso es la única moneda disponible, pero podemos añadir una nueva moneda fácilmente.

Para ello, nos vamos al menú desplegable de Configuración y seleccionamos Configuración de Moneda.

 

 Luego hacemos clic en el botón de Add Currency y seleccionamos la nueva moneda e ingresamos el tipo de cambio deseado. Al terminar, damos clic en el botón de Guardar.

 

 

 

Al regresar a la página de Preferencias, deberás ver la nueva moneda en el campo de las monedas disponibles.

 

Otras personalizaciones que puedes hacer incluyen cómo ves los números, es decir, si quieres verlos separados por comas, puntos o apóstrofes.

También puedes cambiar tu zona horaria, tu idioma y mucho más.

Les recomendamos tomarse el tiempo para navegar un rato por la página de Preferencias para ver hasta qué punto pueden personalizar la configuración de su Vtiger.

 

Créditos

 

Traducido y adaptado de VTEXPERTS https://www.youtube.com/watch?v=pCudXcD9btM

Cómo añadir y eliminar usuarios en Vtiger 7

A lo largo de la vida de una empresa es normal que lleguen nuevos empleados y se vayan otros. Por eso, es común que una empresa tenga que dar acceso a Vtiger a nuevos empleados y, también, eliminar usuarios de Vtiger.

Para añadir a un nuevo usuario en Vtiger 7, hay que irnos a la pestaña de menú en la parte superior izquierda y seleccionar “Configuración” y luego “Configuración CRM”.

 

Del menú que aparece enseguida, hay que dar clic en “Administrar Usuarios” y, luego, en “Usuarios”.

 

Esto nos lleva a una pantalla donde se muestran los usuarios activos en el CRM.

 

 

Para añadir a un nuevo usuario, hacemos clic en el botón “Agregar Usuario”. En la nueva pantalla llenamos la información que se nos pide, empezando por el nombre de Usuario, el Correo, los Apellidos, etc. Si seleccionamos el recuadro de Admin, le otorgamos permisos de administrador al usuario que estamos creando.

 

Una vez que llenamos todos los campos, damos clic en Guardar.

Para borrar a un usuario, nos vamos a la página de la información de usuarios y nos metemos al usuario que queremos eliminar haciendo clic en el ícono de persona. Una vez adentro, hacemos clic en el btón de “Más” y seleccionamos la opción de “Eliminar”.

Enseguida Vtiger nos va a pedir la confirmación de que queremos eliminar al usuario. Cuando vamos a eliminar a un usuario, Vtiger pide que transfiramos los registros asociados a ese usuario a otro usuario. Por eso, Vtiger nos va a pedir que seleccionemos al usuario al que queremos transferirle los registros del usuario eliminado. Después de seleccionar el usuario al que vamos a transferir los registros, damos clic en “Save” para eliminar al usuario.

 

No se olviden de visitar nuestra página web donde encontrarán el Demo de Vtiger 7 para que se den una vuelta por ahí y vean qué es lo que trae de nuevo la versión 7 de Vtiger.

 

Créditos

Información tomada, traducida y adaptada de VTEXPERTS, https://www.youtube.com/watch?v=dKeuVX0KTCc

 

Lanzamiento oficial de Vtiger CRM 7 Community Edition

 

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Vtiger 7 Community Edition (versión de código abierto) se lanzó oficialmente el 23 de mayo. Debido a que el Vtiger anterior ponía mucho énfasis en la función, el diseño enfocado en el usuario pasó a segundo plano. A raíz de una serie de pláticas con los usuarios de Vtiger, se rediseñó la navegación y la interfaz del nuevo Vtiger para ser más intuitiva y útil. A continuación te mostramos algunas de las nuevas características de Vtiger 7:

 

Tableros Múltiples

 

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Cuando te logeas a Vtiger 7, una de las cosas que ves primero es el tablero con pestañas. Para muchos usuarios, la pestaña “My Dashboard” (Mi Tablero) es la única pestaña que van a necesitar, donde se incluyen widgets y gráficas que permiten tener una vista rápida de la información más importante. Los usuarios que se mueven en diferentes áreas y necesitan monitorear el progreso de cada una de ellas por separado, pueden añadir otras pestañas al lado de My Dashboard haciendo clic en el menú “Más”. Por ejemplo, un gerente puede necesitar tener las métricas de ventas y las de soporte en pestañas separadas.

 

Un nuevo menú principal

 

 

La navegación en Vtiger empieza cuando uno da clic en el ícono de Menú en la parte superior izquierda para desplegar el menú principal. Este menú está dividido en dos secciones: una que incluye los submenús de marketing, ventas, inventario, soporte y proyectos, y otra que incluye algunas de las herramientas y configuraciones más comunes, como el Administrador de correos, Documentos, etc. Al pasar el mouse por encima de un submenú se despliega una lista de los módulos relacionados, los cuales pueden personalizarse para añadir, quitar o cambiar cualquiera de sus funcionalidades.

 

Barra lateral de módulos relacionados

 

Dependiendo de cuál submenú utilizaste para entrar a un módulo, aparecerá una barra lateral del lado izquierdo con atajos hacia otros módulos relevantes de esa misma app. Esto ayudará a que los usuarios se desplacen más rápido a otros módulos. Por ejemplo, los agentes de venta que entran a los contactos mediante el submenú de Ventas, pueden navegar a las oportunidades y a las cotizaciones haciendo un solo clic en los atajos de la barra lateral.

 

Vistas de registros más útiles

 

 

En el Vtiger 7 todos los registros tienen acceso a las siguientes características (visibles en la captura de pantalla de arriba):

 

  • Etiquetado para agrupar, buscar y recuperar registros.

  • Personalización de encabezados y campos claves de registros

  • Navegación de registros relacionados basada en íconos

  • Comentarios de registros relacionados

  • Resumen de puntos de contacto para contactos, organizaciones, y oportunidades.

 

 Si quieres ver estas nuevas características y otras más directamente en el Vtiger 7, te invitamos a consultar del demo que Simple ha preparado para ti AQUÍ.

 

 

Créditos

(Traducido y adaptado de https://www.vtiger.com/blog/3-2-1-liftoff-vtiger-crm-7-community-edition-has-officially-launched/). (Imagen tomada de https://www.syndesis.mx/single-post/2016/11/04/Recomendaciones-para-lanzamientos-de-nuevos-productos)

Hace poco uno de nuestros clientes nos preguntaba qué Vtiger CRM era mejor: el Vtiger de código abierto (gratuito) o el Vtiger de paga, que en inglés se conocen respectivamente como Open Source y Cloud-based. A nuestro parecer, no se trata tanto de cuál es mejor per se, sino cuál es el que más se adecua a las necesidades específicas de una empresa determinada.

 

Primero que nada, es importante aclarar el porqué de las dos versiones. Vtiger ofrece completamente gratis la versión de código abierto con el objetivo de que muchas empresas conozcan esta gran herramienta y se vuelvan clientes potenciales de su servicio de paga que es Vtiger Cloud, que es de donde obtienen ganancias económicas. Mientras que la versión de código abierto la puede descargar gratuitamente e instalar en un servidor cualquiera que tenga los conocimientos técnicos necesarios, la versión de Vtiger Cloud solamente la ofrece la empresa Vtiger directamente. En el caso de la versión de código abierto, hay empresas como Simple que tienen el expertise para proporcionar servicios de instalación, hosting, consultoría, desarrollo a la medida, capacitación, etc.

 

En seguida hablamos brevemente de cuatro aspectos a tomar en cuenta al momento de elegir qué Vtiger es el más indicado para tu empresa.

 

Desarrollo a la medida

 

El Vtiger de código abierto es ideal para las empresas que quieren que el Vtiger funcione exactamente como ellas lo necesitan. Al ser un software de código abierto, el usuario final tiene el control total del código y puede hacer las modificaciones necesarias a la medida de la empresa.

 

Un ejemplo puede ser crear módulos adicionales con funcionalidad especializada como un módulo para dar seguimiento a la asistencia de agentes en campo a sus citas utilizando su teléfono móvil (este es un proyecto que realizamos para uno de nuestros clientes). Otro ejemplo es el caso de la facturación electrónica CFDI en México. Ni la versión de código abierto, ni la Versión Cloud tienen la capacidad de emitir facturas electrónicas válidas para la autoridad fiscal Mexicana (SAT). Sin embargo, en el caso de la versión de código abierto, existe una extensión o módulo desarrollado por Simple (Facturación Electrónica CFDI para Vtiger) que, al instalarse, añade la funcionalidad necesaria para timbrar facturas conforme a las disposiciones oficiales del SAT. Desafortunadamente, esta extensión no está disponible para la versión Cloud de Vtiger.

 

En general, el Vtiger Cloud no permite hacer cambios a su versión, ya que Vtiger mantiene el control del código y no autoriza que se hagan modificaciones fuera de las actualizaciones que ellos mismos proveen.

 

Funcionalidad

 

El Vtiger de paga tiene más funcionalidades, tales como marketing por email, reportes y gráficas avanzados, integración con twitter, entre otras. Sin embargo, muchas de estas funcionalidades pueden añadirse al Vtiger de código abierto por medio de plugins, addons, módulos, extensiones y apps, como el módulo de facturación CFDI que mencionamos arriba.

 

Costo

 

El costo del hosting es más bajo para el caso del Vtiger de paga si la empresa cuenta con pocos usuarios, pues el precio es por usuario (hasta $30 USD por usuario, por mes); si hay más usuarios, conviene optar por el Vtiger de código abierto. Por ejemplo, una empresa con 15 usuarios pagaría $450 USD mensuales en la versión Cloud, mientras que para la versión de código abierto puede ser “gratis” (si tiene un servidor disponible y alguien de su empresa que haga la instalación, o tan barato como $40 USD al mes con uno de los paquetes de Vtiger de Simple) ¡Menos de una décima parte que con Vtiger Cloud!

 

La instalación y el soporte están incluidos en la tarifa mensual del Vtiger de paga; sin embargo, el soporte solo se proporciona en inglés. Para la versión de código abierto que ofrece Simple, el soporte básico (problemas de acceso al CRM) y la instalación están incluidos en los paquetes básico, emprendedor y profesional, mientras que el soporte complementario se cobra por evento o por hora.

 

Servicio en mi idioma

 

Finalmente, una cuestión que a menudo pasa desapercibida pero que es muy importante para saber qué Vtiger funcionará mejor para nuestra empresa es la del idioma. Hasta el momento, la mayoría de los servicios que se ofrecen para el Vtiger de paga solamente están disponibles en inglés, pues las compañías que ofrecen estos servicios son angloparlantes y no cuentan con personal para atender al mercado de habla hispana. En cambio, la versión de código abierto que ofrece Simple sí cuenta con soporte en español, por lo que los servicios de consultoría, capacitación, desarrollo a la medida, etc. se proporcionan en el idioma que dominan los usuarios de Vtiger en México.

 

En resumen, tanto el precio, la disponibilidad de servicios en tu idioma, así como la posibilidad de adecuar Vtiger a la medida de tu empresa, son buenas razones para optar por la versión de código abierto. Si piensas utilizar facturación electrónica CFDI, ni siquiera es necesario pensarlo, ya que solamente está disponible en la versión de código abierto. Sin embargo, si aún no estás seguro de qué versión es la mejor para tu empresa, entra al demo disponible en nuestra página web y compáralo con el demo de la versión Cloud en vtiger.com.

 

Para mayor información sobre cómo se compara el Vtiger de código abierto con el Vtiger  de paga, ponte en contacto con nosotros, con gusto te atenderemos: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

¡Hola!

Los invitamos a ver nuestros dos últimos videos sobre temas relacionados con Vtiger. El primero es sobre las nuevas funciones y características de Vtiger 7 y el segundo es sobre el tema de Prospectos y cómo convertirlos a Contactos, Cuentas y Oportunidades:

Vende más en 2017 al evitar estos dos errores de ventas comunes

 

Todos los agentes de ventas trabajan para alcanzar la misma meta: cerrar más ventas y ganar más clientes de la forma más eficiente posible. Hay dos errores muy comunes que pueden dificultar esta tarea; aquí te decimos cuáles son y cómo es que Vtiger te puede ayudar a evitarlos.

 

1) No saber cuál es tu cliente ideal. Para ganar una venta, el primer paso es venderle al prospecto indicado. Por ejemplo, si vendes turbinas para aviones, tratar de venderle a todo aquél que pasa por la calle seguramente resultará en muchos “no, gracias” y en tiempo perdido. Por eso, antes de empezar a vender, es muy importante evaluar al prospecto para ver si posee todas las cualidades para ser tu cliente ideal. Para ello, contar con perfiles de clientes es sumamente valioso.

 

Una buena forma de crear un perfil del cliente ideal es estudiar a tus clientes existentes. Puedes revisar la información que tienes almacenada en tu Vtiger, como el rol, el giro del negocio, el presupuesto destinado para tal o cual proyecto, etc. Acto seguido, trata de identificar patrones en los datos con los que ya cuentas. Lo ideal es crear entre 6 y 10 perfiles de cliente y enfocar tus estrategias de venta y marketing  en perfiles específicos.

 

  



Josefina Guzmán

 

Es dueña de una pequeña empresa (15-25 empleados) que diseña y confecciona ropa para bebés. Su empresa lleva 5 años en el mercado y busca crear ropa para bebés que permita cuestionar los roles de género tradicionales, donde el rosa es solo para “niñas” y el azul solo para “niños”.

Está buscando herramientas que le permitan a sus empleados del área de ventas construir mejores relaciones con sus clientes. Últimamente han bajado las ventas y Josefina piensa que se debe a sus vendedores no cuentan con suficiente información sobre sus clientes.

Lee blogs y artículos sobre temas de negocio para mantenerse al tanto de las últimas tendencias y de las tecnologías emergentes.

 

Tip: Envía un cuestionario a tus clientes para preguntarles por qué decidieron comprarte a ti y no a la competencia, porqué siguen comprándote a ti, qué características y servicios te separan de la competencia, etc.

 

2) No usar los datos guardados en el CRM durante el proceso de toma de decisiones. Si bien los agentes de ventas usan la información contenida en el CRM de manera cotidiana para hacer ventas a nivel individual, a menudo ni ellos ni los administradores usan esa información para afinar sus estrategias generales de negocio.

 

El tablero, los reportes, el pronóstico de ventas, las listas y los filtros de Vtiger están diseñados para ayudar a los agentes de venta y a los administradores a sacarle el máximo provecho a la información del CRM para predecir las tendencias y los patrones que los ayudarán a tomar mejores decisiones de negocio. Por ejemplo, cuando sabes cuál es el valor total de las oportunidades que ganaste en el primer trimestre del año, puedes establecer metas de venta más realistas para el resto del año. O bien, si sabes cómo se está vendiendo tu producto en una región determinada del país, puedes establecer niveles de inventarios mejor planificados.

 

Tip: ¿No confías en la información de tu CRM porque no está actualizada? Vtiger te puede ayudar a mantener tus datos actualizados.

 

(Traducido y adaptado de https://www.vtiger.com/blog/win-more-deals-in-2017-by-avoiding-these-3-common-sales-mistakes/)

 

Imágenes tomadas de http://blog.incentivaction.com/iablog/estrategias-para-alcanzar-tus-objetivos-de-ventas y https://www.colourbox.com/vector/woman-cartoon-vector-3230939)