Blog de Vtiger CRM en México

Manejo de tareas en Vtiger 7

Las tareas en Vtiger 7 le ayudan al usuario a mantenerse al tanto de sus tareas o pendientes, ya sea tareas por sí solas o tareas relacionados con Contactos, Oportunidades, Proyectos y otros registros. Estas tareas pueden ser seguimientos, investigación o cualquier otra actividad.

Cada tarea puede tener una prioridad y puede asignarse a un usuario o a un grupo.

Para crear una tarea, hay que hacer clic en el ícono del menú de tareas.

Aquí pueden ver que la vista por defecto de las tareas es la vista por prioridades. Puedes filtrar y clasificar a las tareas por su fecha de cierre, Usuario o estado actual.

Aquí puedes crear una tarea individual haciendo clic en el botón de más y luego escribir el nombre de la tarea en la barra de tareas, la fecha y la hora, a quién está asignada, cuál es el estado y, finalmente, dando clic en el botón Guardar.

Una vez creada la tarea, puedes arrastrarla de columna en columna para cambiar su prioridad e incluso dar clic en el botón de editar para relacionar o vincular la tarea con un registro, por ejemplo, con un Contacto; aquí podemos definir a quién se le asigna la tarea y cambiar el estatus de la misma.

Para quitar una tarea de la lista, basta con seleccionar el recuadro que aparece junto al nombre de la tarea en cuestión.

También se puede crear una tarea desde la Vista de calendario. Para ello, hay que dar clic en el ícono de Calendario y, desde ahí, dar clic en el botón de Añadir tarea.

La creación de una tarea se hace de forma similar a como se hace en el menú de tareas. Hay que llenar los campos necesarios y, al terminar, hacer clic en el botón Guardar.

 

 

Cómo configurar la lista de selección de dependencia en Vtiger 7

 

El área de lista de selección de dependencia nos permite vincular listas de dependencia para que los valores seleccionados en la primera lista de selección determinen qué valores se muestran en la segunda lista de selección relacionada.

Por ejemplo, en esta vista del registro de una Cuenta hay dos campos: Industria, que es el campo fuente o primer campo, y Tipo, el campo meta o segundo campo. Cuando se selecciona un valor del campo de Industria, dependiendo de qué tipo de industria se seleccione, el campo de Tipo va a mostrar solamente los valores asociados a la industria seleccionada en el primer campo.

Para configurar una lista de selección, primero tenemos que determinar el módulo, el campo fuente y el campo meta. Para ello, nos vamos al botón de menú en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccionamos Configuración CRM.

Una vez ahí, damos clic en Configuración y seleccionamos Lista de selección de dependencia.

Posteriormente, damos clic en Agregar una Lista de selección.

Aquí, seleccionamos el módulo donde se ubica la lista de selección. Luego seleccionamos el campo fuente y el campo meta, con lo cual aparecerá una tabla con varios valores. Los valores de la línea de encabezados corresponden al campo fuente, mientras que los valores que están en los renglones de cada columna representan todos los valores posibles que se pueden mostrar en el segundo campo.

Para seleccionar los valores que queremos que aparezcan en nuestra lista de dependencia, hay que hacer clic en los valores: los valores en gris o blanco no aparecerán en nuestra lista, mientras que los valores en azul (con una palomita) sí aparecerán en ella.

Una vez terminada nuestra selección, damos clic en el botón de Guardar y listo.

Ve el video sobre este post en: https://youtu.be/C0LrWRBg4A0

**Créditos

 

Tomado y traducido de https://www.youtube.com/watch?v=2cIb_OJRmmg

Cómo crear correos usando las plantillas de correo de Vtiger

 

Una parte muy importante en la comunicación interna y externa de una empresa o negocio son los correos electrónicos. La mayoría de las empresas envía correos todos los días y a veces esto puede ser una tarea que toma su tiempo y que puede ser tediosa, en especial cuando son correos que casi siempre tienen el mismo texto.

Las plantillas de correo de Vtiger ayudan a que esta tarea no sea tan tediosa, pues las plantillas te permiten crear correos predefinidos y personalizados. Con las plantillas puedes añadir información del mismo Vtiger, como el nombre del contacto, su cumpleaños, teléfono, dirección, etc.

En este post te enseñamos cómo crear estas plantillas de correo.

Primero hay que irse a la pestaña de Todas y, en la columna de Herramientas, seleccionar Plantillas de correo.

Aquí, en la página de Plantillas de Correo, damos clic en el botón Agregar plantilla de correo

Nos aparece una pantalla donde podemos darle nombre a nuestra plantilla y escribir una descripción para darle una categoría a nuestro correo.

Abajo, en la parte de Plantilla de correo Descripción, nos pide el Asunto del correo y más abajo aparece el espacio donde podemos redactar el correo en sí.

Una característica única de las plantillas de Vtiger es que nos permiten jalar datos de los registros de nuestro Vtiger para personalizar los correos. Esto se hace en Seleccionar tipo de campo: del menú desplegable de la izquierda seleccionamos el módulo de donde vamos a jalar los datos y del menú desplegable de la derecha seleccionamos el campo deseado.

Del menú de la izquierda también podemos seleccionar valores generales (generalFields) como la fecha y hora actual.

Al momento de redactar el texto del correo, puedes usar las herramientas del editor de correo. También puedes hacer el correo visualmente más atractivo añadiendo imágenes o cualquier otro contenido html. Esto ya es un poquito más complicado y necesita algo de conocimiento básico de programación, pero básicamente puedes escribir el código de programación o copiarlo de algún lado para insertarlo en tu plantilla dando clic en el botón de Source

Al terminar de crear la plantilla, hay que dar clic en guardar.

Para usar nuestra plantilla de correo, basta con dar clic en el botón de Enviar correo desde cualquier registro del Vtiger y luego dar clic en “Seleccione Plantilla de Correo”.

Ahí nos aparece la lista de todas nuestras plantillas: seleccionamos la que necesitamos y la copia automáticamente en el cuerpo del correo. Una vez hecho esto, le damos “Enviar” y listo.

 

Para más información sobre este tema o para ayuda con la creación de plantillas de correo, por favor pónganse en contacto con nosotros a través de nuestra página www.simplesistemas.com

Cómo configurar el Editor en Vtiger 7

 

En este post te vamos a enseñar cómo configurar el Editor en Vtiger 7. El Editor de configuración te permite definir valores como Helpdesk support (soporte técnico), direcciones de correo, alias, el tamaño máximo de subida de un archivo, y otros settings por defecto que aplican para todos los usuarios del Vtiger.

Para configurar el editor, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla y dar clic en el botón de Menú. De ahí, seleccionamos Configuración y Configuración CRM. 

Una vez ahí, hay que seleccionar Configuración y luego Editor de configuración..

Si tu equipo de atención a cliente utiliza una dirección de correo en común y un alias de grupo, aquí puedes editar esta información. También puedes añadir la dirección de correo de tu Helpdesk support (soporte técnico) y tu Support name (nombre de soporte técnico)

El Editor de configuración también te permite cambiar el tamaño máximo de subida de un archivo, que puede ser de hasta 5MB. El Default Module es el módulo que queremos que los usuarios vean cuando se logean al Vtiger. El Maximum text length in List View (el tamaño de texto máximo en la Vista de Lista) determina el número de caracteres que se muestran en cualquier columna de la List View de cualquier módulo.

En el Maximum entries per page in List View (entradas máximas por página en la Vista de Lista) puedes definir el número de registros que se muestran por página en la List View de cualquier módulo.

 

 

Finalmente, da clic en el botón de Guardar para aplicar los cambios.

Cómo personalizar preferencias en Vtiger 7

 

En este post vamos a aprender cómo personalizar la configuración de tu Vtiger 7.

Vtiger 7 le permite al usuario configurar sus preferencias, incluyendo el idioma, la zona horaria, el formato de la fecha, las monedas, y mucho más. Para empezar a personalizar tus preferencias hay que irse al ícono de persona en la parte superior derecha de cualquier pantalla y hacer clic en Mis preferencias.

Aparece una pantalla que nos muestra cómo vemos la información en nuestro Vtiger.

 

El primer campo, el de monedas y números, permite cambiar el tipo de moneda en el Vtiger. Como vemos, el peso es la única moneda disponible, pero podemos añadir una nueva moneda fácilmente.

Para ello, nos vamos al menú desplegable de Configuración y seleccionamos Configuración de Moneda.

 

 Luego hacemos clic en el botón de Add Currency y seleccionamos la nueva moneda e ingresamos el tipo de cambio deseado. Al terminar, damos clic en el botón de Guardar.

 

 

 

Al regresar a la página de Preferencias, deberás ver la nueva moneda en el campo de las monedas disponibles.

 

Otras personalizaciones que puedes hacer incluyen cómo ves los números, es decir, si quieres verlos separados por comas, puntos o apóstrofes.

También puedes cambiar tu zona horaria, tu idioma y mucho más.

Les recomendamos tomarse el tiempo para navegar un rato por la página de Preferencias para ver hasta qué punto pueden personalizar la configuración de su Vtiger.

 

Créditos

 

Traducido y adaptado de VTEXPERTS https://www.youtube.com/watch?v=pCudXcD9btM

Lanzamiento oficial de Vtiger CRM 7 Community Edition

 

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Vtiger 7 Community Edition (versión de código abierto) se lanzó oficialmente el 23 de mayo. Debido a que el Vtiger anterior ponía mucho énfasis en la función, el diseño enfocado en el usuario pasó a segundo plano. A raíz de una serie de pláticas con los usuarios de Vtiger, se rediseñó la navegación y la interfaz del nuevo Vtiger para ser más intuitiva y útil. A continuación te mostramos algunas de las nuevas características de Vtiger 7:

 

Tableros Múltiples

 

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Cuando te logeas a Vtiger 7, una de las cosas que ves primero es el tablero con pestañas. Para muchos usuarios, la pestaña “My Dashboard” (Mi Tablero) es la única pestaña que van a necesitar, donde se incluyen widgets y gráficas que permiten tener una vista rápida de la información más importante. Los usuarios que se mueven en diferentes áreas y necesitan monitorear el progreso de cada una de ellas por separado, pueden añadir otras pestañas al lado de My Dashboard haciendo clic en el menú “Más”. Por ejemplo, un gerente puede necesitar tener las métricas de ventas y las de soporte en pestañas separadas.

 

Un nuevo menú principal

 

 

La navegación en Vtiger empieza cuando uno da clic en el ícono de Menú en la parte superior izquierda para desplegar el menú principal. Este menú está dividido en dos secciones: una que incluye los submenús de marketing, ventas, inventario, soporte y proyectos, y otra que incluye algunas de las herramientas y configuraciones más comunes, como el Administrador de correos, Documentos, etc. Al pasar el mouse por encima de un submenú se despliega una lista de los módulos relacionados, los cuales pueden personalizarse para añadir, quitar o cambiar cualquiera de sus funcionalidades.

 

Barra lateral de módulos relacionados

 

Dependiendo de cuál submenú utilizaste para entrar a un módulo, aparecerá una barra lateral del lado izquierdo con atajos hacia otros módulos relevantes de esa misma app. Esto ayudará a que los usuarios se desplacen más rápido a otros módulos. Por ejemplo, los agentes de venta que entran a los contactos mediante el submenú de Ventas, pueden navegar a las oportunidades y a las cotizaciones haciendo un solo clic en los atajos de la barra lateral.

 

Vistas de registros más útiles

 

 

En el Vtiger 7 todos los registros tienen acceso a las siguientes características (visibles en la captura de pantalla de arriba):

 

  • Etiquetado para agrupar, buscar y recuperar registros.

  • Personalización de encabezados y campos claves de registros

  • Navegación de registros relacionados basada en íconos

  • Comentarios de registros relacionados

  • Resumen de puntos de contacto para contactos, organizaciones, y oportunidades.

 

 Si quieres ver estas nuevas características y otras más directamente en el Vtiger 7, te invitamos a consultar del demo que Simple ha preparado para ti AQUÍ.

 

 

Créditos

(Traducido y adaptado de https://www.vtiger.com/blog/3-2-1-liftoff-vtiger-crm-7-community-edition-has-officially-launched/). (Imagen tomada de https://www.syndesis.mx/single-post/2016/11/04/Recomendaciones-para-lanzamientos-de-nuevos-productos)

Cómo añadir y eliminar usuarios en Vtiger 7

A lo largo de la vida de una empresa es normal que lleguen nuevos empleados y se vayan otros. Por eso, es común que una empresa tenga que dar acceso a Vtiger a nuevos empleados y, también, eliminar usuarios de Vtiger.

Para añadir a un nuevo usuario en Vtiger 7, hay que irnos a la pestaña de menú en la parte superior izquierda y seleccionar “Configuración” y luego “Configuración CRM”.

 

Del menú que aparece enseguida, hay que dar clic en “Administrar Usuarios” y, luego, en “Usuarios”.

 

Esto nos lleva a una pantalla donde se muestran los usuarios activos en el CRM.

 

 

Para añadir a un nuevo usuario, hacemos clic en el botón “Agregar Usuario”. En la nueva pantalla llenamos la información que se nos pide, empezando por el nombre de Usuario, el Correo, los Apellidos, etc. Si seleccionamos el recuadro de Admin, le otorgamos permisos de administrador al usuario que estamos creando.

 

Una vez que llenamos todos los campos, damos clic en Guardar.

Para borrar a un usuario, nos vamos a la página de la información de usuarios y nos metemos al usuario que queremos eliminar haciendo clic en el ícono de persona. Una vez adentro, hacemos clic en el btón de “Más” y seleccionamos la opción de “Eliminar”.

Enseguida Vtiger nos va a pedir la confirmación de que queremos eliminar al usuario. Cuando vamos a eliminar a un usuario, Vtiger pide que transfiramos los registros asociados a ese usuario a otro usuario. Por eso, Vtiger nos va a pedir que seleccionemos al usuario al que queremos transferirle los registros del usuario eliminado. Después de seleccionar el usuario al que vamos a transferir los registros, damos clic en “Save” para eliminar al usuario.

 

No se olviden de visitar nuestra página web donde encontrarán el Demo de Vtiger 7 para que se den una vuelta por ahí y vean qué es lo que trae de nuevo la versión 7 de Vtiger.

 

Créditos

Información tomada, traducida y adaptada de VTEXPERTS, https://www.youtube.com/watch?v=dKeuVX0KTCc

 

¡Hola!

Los invitamos a ver nuestros dos últimos videos sobre temas relacionados con Vtiger. El primero es sobre las nuevas funciones y características de Vtiger 7 y el segundo es sobre el tema de Prospectos y cómo convertirlos a Contactos, Cuentas y Oportunidades: