Blog de Vtiger CRM en México

Configuración de flujos de trabajo en Vtiger 7

 

Los flujos de trabajo en Vtiger son una herramienta útil para automatizar los procesos de tu negocio, automatizar tareas repetitivas como el envío de correos masivos, e incrementar la eficiencia de tu empresa y optimizarla.

Para crear un flujo de trabajo hay que irnos al Menú principal, hacer clic en Configuración, luego en Configuración de CRM, Automatización y, finalmente, seleccionar Flujos de trabajo.

 

 

Nos aparece una pantalla donde vemos la lista de todos los flujos de trabajo que están disponibles, organizados en columnas según el Módulo, el nombre del Flujo de trabajo, el Trigger (Gatillo, que es lo que dispara o activa el Flujo de trabajo), las Condiciones y las Acciones del Flujo de trabajo en sí. También vemos que hay una columna donde podemos activar o desactivar el Flujo de trabajo, así como Eliminarlo haciendo clic en el ícono de bote de basura.

 

Para crear un nuevo Flujo de trabajo, hay que hacer clic en el botón “Nuevo Flujo De Trabajo” y llenar la información necesaria.

En el apartado de Información Básica, ponemos el nombre del flujo de trabajo. Por ejemplo, si queremos crear un flujo de trabajo para enviar un correo de forma automática para felicitar a nuestros clientes el día de su cumpleaños, podemos nombrar al flujo de trabajo como “Felicitación por cumpleaños” y en el campo de Descripción podemos poner “correo automático para felicitar al cliente por su cumpleaños”. En el Módulo De Destino, seleccionamos el módulo de donde se va a tomar la información para realizar las tareas necesarias del Flujo de trabajo y, por último, definimos el estado del Flujo: Activo es para que el Flujo empiece a trabajar e Inactivo para que se mantenga apagado.

En la siguiente parte (no estoy muy convencida de la traducción) como Flujo De Trabajo de Gatillo, definimos el criterio que va a disparar o a activar el Flujo de trabajo, es decir, lo que tiene que pasar para que el Flujo de trabajo se ejecute. Las condiciones que aparecen en el “Gatillo” o detonador dependen del Módulo que seleccionemos. En nuestro caso, seleccionamos como Frecuencia “Diario” (todos los días se va a activar la posibilidad de que se ejecute el Flujo siempre y cuando se cumplan las condiciones). Y “En El Momento”, definimos a qué hora se va a ejecutar nuestro Flujo de trabajo. Finalmente, también podemos definir la frecuencia con la que se produce el Flujo.

 

En Condición De Flujo De Trabajo podemos definir qué condiciones deben cumplirse para que el Flujo de trabajo se active. Aquí es importante distinguir entre “Todas las condiciones” y “Cualquier condición”. “Todas las condiciones” se refiere a que todos los criterios que definamos se deben de cumplir para que se active el Flujo, mientras que, en “Cualquier condición”, por lo menos uno de los criterios o condiciones deben cumplirse para que el Flujo se produzca. Puedes poner todas las condiciones que necesites para que se ejecute el flujo de trabajo.

En el ejemplo de la felicitación por cumpleaños, solamente necesitamos definir una condición, que es la fecha de cumpleaños o fecha de nacimiento y que esa condición se cumpla el día de hoy.

Finalmente, en Acciones De Flujo De Trabajo seleccionamos la Acción que queremos que ejecute nuestro Flujo. En nuestro caso, se trata de Enviar correo, por lo que, al seleccionar esta opción, nos lleva a una pantalla donde escribimos el correo que enviará nuestro Flujo de trabajo.

 

Al terminar de definir todo esto, damos clic en Guardar para que nuestro Flujo de trabajo se guarde en la lista.

 

Los invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=NDyC7Ay_o8M

Cómo configurar el menú de Navegación en Vtiger 7

 

Configurar el menú de Navegación en Vtiger 7 es muy sencillo. Primero hay que irse al botón de menú principal, seleccionar Configuración y, luego, Configuración CRM.

Posteriormente, hay que hacer clic en Configuración y, enseguida, Menú principal.

Una vez aquí, vemos todos los módulos de Vtiger, donde podemos cambiar el orden en que aparecen simplemente haciendo clic en el módulo deseado y arrastrándolo hacia arriba o hacia abajo. Los cambios se guardan de forma automática.

Si deseamos eliminar un módulo, solamente hay que hacer clic en el botón “x”. Para restaurar el módulo eliminado, hay que irse hasta abajo de la lista de módulos y seleccionar “Select Hidden Module”, dar clic en el módulo que queremos restaurar y, finalmente, seleccionar Guardar.

 

Te invitamos a consultar este post en formato de video en nuestro canal de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=OK3eCupdbCE

 

** Traducido y adaptado de https://www.youtube.com/watch?v=8lNat8WI_h8 

Cómo controlar el acceso a registros en Vtiger 7 con Reglas de visibilidad

 

El administrador puede personalizar la forma en que los registros de un módulo se visualizan y se comparten entre usuarios. La función de visualizar o compartir módulos en Vtiger puede ponerse como pública, lo que significa que los registros son accesibles para todos los usuarios, o como privada, es decir, solamente el individuo a quien se le asigna el módulo y un usuario con reglas jerárquicas más altas pueden tener acceso al registro.

Es importante dar permisos apropiados para crear, editar, visualizar y eliminar en los perfiles de usuario, en especial cuando se establece la función de compartir un módulo como pública, ya que la configuración por defecto para todos los módulos (excepto para el módulo de Calendario) es pública, con los privilegios de leer, crear, editar y escribir activados. La función de compartir el módulo de Calendario no se puede modificar y siempre será visible para los usuarios con el más alto nivel en la jerarquía de roles.

Para configurar el acceso para compartir, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla, hacer clic en el botón de menú, seleccionar Configuración y luego Configuración de CRM.

 

Enseguida desplegamos la pestaña de Administrar Usuarios y seleccionamos Reglas de 

Enseguida desplegamos la pestaña de Administrar Usuarios y seleccionamos Reglas de visibilidad.

 

En esta página, seleccionamos las opciones adecuadas para cada módulo. Es importante recordar que el acceso a los módulos de Oportunidades, Casos, Cotización, Órdenes de compra y Facturas debe definirse como privado cuando el acceso a Organizaciones se define como privado. Esto ocurre de forma automática cuando defines el módulo de Organizaciones como privado.

Después de hacer cualquier cambio hay que hacer clic en el botón de Aplicar nuevas reglas de visibilidad para guardar los cambios.

Si las reglas o las opciones de algún módulo no son lo suficientemente específicas, el administrador puede definir reglas personalizadas. Esto puede hacerse al hacer clic en el botón de flecha apuntando hacia debajo de la columna de la derecha y seleccionar Agregar regla de visibilidad personalizada. En este caso, el administrador puede definir reglas de acceso con privilegios solo de lectura o de lectura y de escritura. Es importante acordarse de que, después de hacer cualquier cambio, hay que hacer clic en el botón de Aplicar nuevas reglas de visibilidad.

 

Puedes consultar el video de este post en nuestro canal de Youtube aquí: https://www.youtube.com/watch?v=IJ9wKBGmTFI

Manejo y edición masiva de registros en Vtiger 7

 

En Vtiger pueden crearse registros de muchas formas distintas: pueden importarse en lotes desde un archivo CVS, se pueden crear con un botón de Añadir registro en una vista de lista de módulos, usando un botón para crear un registro rápido ubicado en la parte superior derecha de cualquier página, o con una App de Android o iPhone mediante el administrador de correos e incluso mediante flujos de trabajo.

Para crear un registro de forma rápida hay que irse a la parte superior derecha de la pantalla, hacer clic en el botón de más y seleccionar el módulo donde queremos crear el registro.

Enseguida aparecerá una ventana donde podrás llenar los campos del registro; también puedes desplegar la forma completa que te llevará la página de creación del registro del módulo correspondiente.

Si quieres añadir campos a la ventana de creación rápida de registro puedes hacerlo habilitando la función o propiedad de creación rápida para ese campo en el editor de diseño o editor de disposición. Esto será tema de otro video.

El resto de este video habla de cómo trabajar con la función de edición masiva, que está disponible cuando se trabaja con registros. En la vista de lista de cualquier módulo hay algunos botones que te permiten realizar ciertas tareas relacionadas con registros que aplican para todos los registros seleccionados:

Editar te permite cambiar los valores de varios campos en todos los registros seleccionados.

Eliminar te permite borrar los registros seleccionados.

Con Comentario puedes agregar comentarios para todos los registros seleccionados.

Enviar correo te permite mandar correos a todas las direcciones de correo contenidas en los registros seleccionados y también te permite utilizar plantillas de correo en el proceso.

Con Enviar SMS puedes mandar un mensaje de texto a los números telefónicos enlistados en los registros seleccionados, pero esto para ello el proveedor de SMSs esté configurado en el módulo de notificación de SMS.

Transferencia de la propiedad te permite transferir la propiedad del registro a otro usuario del CRM.

Con Importar registros puedes importar registros desde un archivo CSV o un archivo de Excel y Exportar registros te permite exportar los registros seleccionados a un archivo CSV.

Es importante mencionar que la capacidad de importar o exportar un registro está habilitada por defecto para todos los usuarios. Es posible revocar los permisos a determinados usuarios al des-seleccionar el checkbox o la casilla de la herramienta de exportación del campo y del menú desplegable de privilegios de la herramienta.

Por último, Encontrar duplicados te permite buscar duplicados para fusionarlos o borrarlos según sea el caso.

 

Esperamos que este post sea de utilidad; puedes consultar el video del mismo en nuestro canal de Youtube en: https://youtu.be/FrUVrhV1XqE

*Créditos:

Adaptado de: https://www.youtube.com/watch?v=djRLMIAGBSE&t=127s 

Generación de reportes en Vtiger 7 

 

El módulo de reportes de Vtiger te permite segmentar, analizar y exportar información almacenada en cualquier registro de Vtiger.

Para generar un reporte, primero hay que dar clic en el ícono de reportes en la parte superior derecha de la pantalla.

Enseguida aparece una lista de reportes ordenados en varios folders. Los nuevos reportes se pueden añadir a cualquiera de estos folders.

Para empezar con la creación del reporte, damos clic en Agregar Informe y seleccionamos la opción de Informe detallado.

Enseguida, hay que darle un nombre al reporte y seleccionar el folder donde se colocará. Luego, seleccionamos el módulo principal, que determina en qué módulo vamos a buscar información para nuestro reporte.

En Seleccionar módulos relacionados, se le permite al reporte buscar en los registros relacionados con el registro principal y seleccionar campos de los registros en ese módulo también.

Una vez hecho esto, damos clic en el botón Siguiente.

Ahora hay que seleccionar y ordenar la información que queremos mostrar en nuestro reporte. Podemos seleccionar las columnas que queremos que aparezcan en el reporte, agrupar la forma en que se presentan los registros mediante condiciones de grupo específicas (en el menú desplegable de Agrupar por) y hacer cálculos básicos como Sumar, Promedio, El valor más bajo y El valor más alto.

En el siguiente paso puedes segmentar tu información mediante el uso de filtros para trabajar con condiciones de listas específicas. Aquí se definen las condiciones para filtrar los registros seleccionados.

Una vez hecho esto, damos clic en el botón de Guardar y Generar Reporte.

 

Si quieres hacer modificaciones al reporte generado, puedes dar clic en el botón de Personalizar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Otras opciones que nos da Vtiger son imprimir y exportar el reporte, ya sea mediante archivos CSV o Excel.

 

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/WFpJl_g7FPM

Manejo de tareas en Vtiger 7

Las tareas en Vtiger 7 le ayudan al usuario a mantenerse al tanto de sus tareas o pendientes, ya sea tareas por sí solas o tareas relacionados con Contactos, Oportunidades, Proyectos y otros registros. Estas tareas pueden ser seguimientos, investigación o cualquier otra actividad.

Cada tarea puede tener una prioridad y puede asignarse a un usuario o a un grupo.

Para crear una tarea, hay que hacer clic en el ícono del menú de tareas.

Aquí pueden ver que la vista por defecto de las tareas es la vista por prioridades. Puedes filtrar y clasificar a las tareas por su fecha de cierre, Usuario o estado actual.

Aquí puedes crear una tarea individual haciendo clic en el botón de más y luego escribir el nombre de la tarea en la barra de tareas, la fecha y la hora, a quién está asignada, cuál es el estado y, finalmente, dando clic en el botón Guardar.

Una vez creada la tarea, puedes arrastrarla de columna en columna para cambiar su prioridad e incluso dar clic en el botón de editar para relacionar o vincular la tarea con un registro, por ejemplo, con un Contacto; aquí podemos definir a quién se le asigna la tarea y cambiar el estatus de la misma.

Para quitar una tarea de la lista, basta con seleccionar el recuadro que aparece junto al nombre de la tarea en cuestión.

También se puede crear una tarea desde la Vista de calendario. Para ello, hay que dar clic en el ícono de Calendario y, desde ahí, dar clic en el botón de Añadir tarea.

La creación de una tarea se hace de forma similar a como se hace en el menú de tareas. Hay que llenar los campos necesarios y, al terminar, hacer clic en el botón Guardar.

 

 

Manejo de registros duplicados en Vtiger 7

En este post te vamos a mostrar cómo manejar registros duplicados en Vtiger 7. Los registros duplicados suelen ser el resultado de una doble captura de datos o de una mala comunicación y pueden ocasionar confusión entre los agentes de ventas.

El proceso para encontrar registros duplicados es el mismo en todos los módulos. Para este video, nosotros vamos a hacerlo en el módulo de Contactos.

Entonces, primero nos vamos a la parte superior de la pantalla y seleccionamos el módulo de Contactos.

Aquí, damos clic en el menú desplegable Más y seleccionamos Encontrar Duplicados.

En la ventana que aparece, seleccionamos el campo de registro donde queremos que Vtiger busque valores duplicados. Vtiger mostrará solamente aquellos registros que tengan los mismos valores. Para hacer caso omiso de los valores vacíos, hay que seleccionar la opción de Ignorar los valores vacíos. Al terminar esto, damos clic en Encontrar Duplicados.

En la pantalla de Duplicados aparece una lista con los registros repetidos.

Si hay algún registro en la lista que deseemos Fusionar (Merge), los seleccionamos en la columna Combinación de Seleccionar y luego damos clic en el botón Merge.

Nos aparece una pantalla con la información que tenemos de cada registro para que podamos seleccionar cuál información es la que queremos que se quede y cuál información se borrará. Así, solamente quedará un registro con los valores que seleccionamos; los valores no seleccionados se borrarán.

Al terminar nuestra selección, damos clic en Combinación de.

Borrar un registro duplicado es muy fácil: solamente hay que seleccionar el registro que queremos eliminar y dar clic en el botón Eliminar.

Los invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/gOVkJM5y8hc

Cómo configurar la lista de selección de dependencia en Vtiger 7

 

El área de lista de selección de dependencia nos permite vincular listas de dependencia para que los valores seleccionados en la primera lista de selección determinen qué valores se muestran en la segunda lista de selección relacionada.

Por ejemplo, en esta vista del registro de una Cuenta hay dos campos: Industria, que es el campo fuente o primer campo, y Tipo, el campo meta o segundo campo. Cuando se selecciona un valor del campo de Industria, dependiendo de qué tipo de industria se seleccione, el campo de Tipo va a mostrar solamente los valores asociados a la industria seleccionada en el primer campo.

Para configurar una lista de selección, primero tenemos que determinar el módulo, el campo fuente y el campo meta. Para ello, nos vamos al botón de menú en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccionamos Configuración CRM.

Una vez ahí, damos clic en Configuración y seleccionamos Lista de selección de dependencia.

Posteriormente, damos clic en Agregar una Lista de selección.

Aquí, seleccionamos el módulo donde se ubica la lista de selección. Luego seleccionamos el campo fuente y el campo meta, con lo cual aparecerá una tabla con varios valores. Los valores de la línea de encabezados corresponden al campo fuente, mientras que los valores que están en los renglones de cada columna representan todos los valores posibles que se pueden mostrar en el segundo campo.

Para seleccionar los valores que queremos que aparezcan en nuestra lista de dependencia, hay que hacer clic en los valores: los valores en gris o blanco no aparecerán en nuestra lista, mientras que los valores en azul (con una palomita) sí aparecerán en ella.

Una vez terminada nuestra selección, damos clic en el botón de Guardar y listo.

Ve el video sobre este post en: https://youtu.be/C0LrWRBg4A0

**Créditos

 

Tomado y traducido de https://www.youtube.com/watch?v=2cIb_OJRmmg