Blog de Vtiger CRM en México

Manejo y edición masiva de registros en Vtiger 7

 

En Vtiger pueden crearse registros de muchas formas distintas: pueden importarse en lotes desde un archivo CVS, se pueden crear con un botón de Añadir registro en una vista de lista de módulos, usando un botón para crear un registro rápido ubicado en la parte superior derecha de cualquier página, o con una App de Android o iPhone mediante el administrador de correos e incluso mediante flujos de trabajo.

Para crear un registro de forma rápida hay que irse a la parte superior derecha de la pantalla, hacer clic en el botón de más y seleccionar el módulo donde queremos crear el registro.

Enseguida aparecerá una ventana donde podrás llenar los campos del registro; también puedes desplegar la forma completa que te llevará la página de creación del registro del módulo correspondiente.

Si quieres añadir campos a la ventana de creación rápida de registro puedes hacerlo habilitando la función o propiedad de creación rápida para ese campo en el editor de diseño o editor de disposición. Esto será tema de otro video.

El resto de este video habla de cómo trabajar con la función de edición masiva, que está disponible cuando se trabaja con registros. En la vista de lista de cualquier módulo hay algunos botones que te permiten realizar ciertas tareas relacionadas con registros que aplican para todos los registros seleccionados:

Editar te permite cambiar los valores de varios campos en todos los registros seleccionados.

Eliminar te permite borrar los registros seleccionados.

Con Comentario puedes agregar comentarios para todos los registros seleccionados.

Enviar correo te permite mandar correos a todas las direcciones de correo contenidas en los registros seleccionados y también te permite utilizar plantillas de correo en el proceso.

Con Enviar SMS puedes mandar un mensaje de texto a los números telefónicos enlistados en los registros seleccionados, pero esto para ello el proveedor de SMSs esté configurado en el módulo de notificación de SMS.

Transferencia de la propiedad te permite transferir la propiedad del registro a otro usuario del CRM.

Con Importar registros puedes importar registros desde un archivo CSV o un archivo de Excel y Exportar registros te permite exportar los registros seleccionados a un archivo CSV.

Es importante mencionar que la capacidad de importar o exportar un registro está habilitada por defecto para todos los usuarios. Es posible revocar los permisos a determinados usuarios al des-seleccionar el checkbox o la casilla de la herramienta de exportación del campo y del menú desplegable de privilegios de la herramienta.

Por último, Encontrar duplicados te permite buscar duplicados para fusionarlos o borrarlos según sea el caso.

 

Esperamos que este post sea de utilidad; puedes consultar el video del mismo en nuestro canal de Youtube en: https://youtu.be/FrUVrhV1XqE

*Créditos:

Adaptado de: https://www.youtube.com/watch?v=djRLMIAGBSE&t=127s 

Generación de reportes en Vtiger 7 

 

El módulo de reportes de Vtiger te permite segmentar, analizar y exportar información almacenada en cualquier registro de Vtiger.

Para generar un reporte, primero hay que dar clic en el ícono de reportes en la parte superior derecha de la pantalla.

Enseguida aparece una lista de reportes ordenados en varios folders. Los nuevos reportes se pueden añadir a cualquiera de estos folders.

Para empezar con la creación del reporte, damos clic en Agregar Informe y seleccionamos la opción de Informe detallado.

Enseguida, hay que darle un nombre al reporte y seleccionar el folder donde se colocará. Luego, seleccionamos el módulo principal, que determina en qué módulo vamos a buscar información para nuestro reporte.

En Seleccionar módulos relacionados, se le permite al reporte buscar en los registros relacionados con el registro principal y seleccionar campos de los registros en ese módulo también.

Una vez hecho esto, damos clic en el botón Siguiente.

Ahora hay que seleccionar y ordenar la información que queremos mostrar en nuestro reporte. Podemos seleccionar las columnas que queremos que aparezcan en el reporte, agrupar la forma en que se presentan los registros mediante condiciones de grupo específicas (en el menú desplegable de Agrupar por) y hacer cálculos básicos como Sumar, Promedio, El valor más bajo y El valor más alto.

En el siguiente paso puedes segmentar tu información mediante el uso de filtros para trabajar con condiciones de listas específicas. Aquí se definen las condiciones para filtrar los registros seleccionados.

Una vez hecho esto, damos clic en el botón de Guardar y Generar Reporte.

 

Si quieres hacer modificaciones al reporte generado, puedes dar clic en el botón de Personalizar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Otras opciones que nos da Vtiger son imprimir y exportar el reporte, ya sea mediante archivos CSV o Excel.

 

Te invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/WFpJl_g7FPM

Manejo de registros duplicados en Vtiger 7

En este post te vamos a mostrar cómo manejar registros duplicados en Vtiger 7. Los registros duplicados suelen ser el resultado de una doble captura de datos o de una mala comunicación y pueden ocasionar confusión entre los agentes de ventas.

El proceso para encontrar registros duplicados es el mismo en todos los módulos. Para este video, nosotros vamos a hacerlo en el módulo de Contactos.

Entonces, primero nos vamos a la parte superior de la pantalla y seleccionamos el módulo de Contactos.

Aquí, damos clic en el menú desplegable Más y seleccionamos Encontrar Duplicados.

En la ventana que aparece, seleccionamos el campo de registro donde queremos que Vtiger busque valores duplicados. Vtiger mostrará solamente aquellos registros que tengan los mismos valores. Para hacer caso omiso de los valores vacíos, hay que seleccionar la opción de Ignorar los valores vacíos. Al terminar esto, damos clic en Encontrar Duplicados.

En la pantalla de Duplicados aparece una lista con los registros repetidos.

Si hay algún registro en la lista que deseemos Fusionar (Merge), los seleccionamos en la columna Combinación de Seleccionar y luego damos clic en el botón Merge.

Nos aparece una pantalla con la información que tenemos de cada registro para que podamos seleccionar cuál información es la que queremos que se quede y cuál información se borrará. Así, solamente quedará un registro con los valores que seleccionamos; los valores no seleccionados se borrarán.

Al terminar nuestra selección, damos clic en Combinación de.

Borrar un registro duplicado es muy fácil: solamente hay que seleccionar el registro que queremos eliminar y dar clic en el botón Eliminar.

Los invitamos a ver el video correspondiente a este post en nuestro canal de Youtube: https://youtu.be/gOVkJM5y8hc

Manejo de tareas en Vtiger 7

Las tareas en Vtiger 7 le ayudan al usuario a mantenerse al tanto de sus tareas o pendientes, ya sea tareas por sí solas o tareas relacionados con Contactos, Oportunidades, Proyectos y otros registros. Estas tareas pueden ser seguimientos, investigación o cualquier otra actividad.

Cada tarea puede tener una prioridad y puede asignarse a un usuario o a un grupo.

Para crear una tarea, hay que hacer clic en el ícono del menú de tareas.

Aquí pueden ver que la vista por defecto de las tareas es la vista por prioridades. Puedes filtrar y clasificar a las tareas por su fecha de cierre, Usuario o estado actual.

Aquí puedes crear una tarea individual haciendo clic en el botón de más y luego escribir el nombre de la tarea en la barra de tareas, la fecha y la hora, a quién está asignada, cuál es el estado y, finalmente, dando clic en el botón Guardar.

Una vez creada la tarea, puedes arrastrarla de columna en columna para cambiar su prioridad e incluso dar clic en el botón de editar para relacionar o vincular la tarea con un registro, por ejemplo, con un Contacto; aquí podemos definir a quién se le asigna la tarea y cambiar el estatus de la misma.

Para quitar una tarea de la lista, basta con seleccionar el recuadro que aparece junto al nombre de la tarea en cuestión.

También se puede crear una tarea desde la Vista de calendario. Para ello, hay que dar clic en el ícono de Calendario y, desde ahí, dar clic en el botón de Añadir tarea.

La creación de una tarea se hace de forma similar a como se hace en el menú de tareas. Hay que llenar los campos necesarios y, al terminar, hacer clic en el botón Guardar.

 

 

Cómo configurar la lista de selección de dependencia en Vtiger 7

 

El área de lista de selección de dependencia nos permite vincular listas de dependencia para que los valores seleccionados en la primera lista de selección determinen qué valores se muestran en la segunda lista de selección relacionada.

Por ejemplo, en esta vista del registro de una Cuenta hay dos campos: Industria, que es el campo fuente o primer campo, y Tipo, el campo meta o segundo campo. Cuando se selecciona un valor del campo de Industria, dependiendo de qué tipo de industria se seleccione, el campo de Tipo va a mostrar solamente los valores asociados a la industria seleccionada en el primer campo.

Para configurar una lista de selección, primero tenemos que determinar el módulo, el campo fuente y el campo meta. Para ello, nos vamos al botón de menú en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccionamos Configuración CRM.

Una vez ahí, damos clic en Configuración y seleccionamos Lista de selección de dependencia.

Posteriormente, damos clic en Agregar una Lista de selección.

Aquí, seleccionamos el módulo donde se ubica la lista de selección. Luego seleccionamos el campo fuente y el campo meta, con lo cual aparecerá una tabla con varios valores. Los valores de la línea de encabezados corresponden al campo fuente, mientras que los valores que están en los renglones de cada columna representan todos los valores posibles que se pueden mostrar en el segundo campo.

Para seleccionar los valores que queremos que aparezcan en nuestra lista de dependencia, hay que hacer clic en los valores: los valores en gris o blanco no aparecerán en nuestra lista, mientras que los valores en azul (con una palomita) sí aparecerán en ella.

Una vez terminada nuestra selección, damos clic en el botón de Guardar y listo.

Ve el video sobre este post en: https://youtu.be/C0LrWRBg4A0

**Créditos

 

Tomado y traducido de https://www.youtube.com/watch?v=2cIb_OJRmmg

Cómo configurar el Editor en Vtiger 7

 

En este post te vamos a enseñar cómo configurar el Editor en Vtiger 7. El Editor de configuración te permite definir valores como Helpdesk support (soporte técnico), direcciones de correo, alias, el tamaño máximo de subida de un archivo, y otros settings por defecto que aplican para todos los usuarios del Vtiger.

Para configurar el editor, hay que irse a la parte superior izquierda de la pantalla y dar clic en el botón de Menú. De ahí, seleccionamos Configuración y Configuración CRM. 

Una vez ahí, hay que seleccionar Configuración y luego Editor de configuración..

Si tu equipo de atención a cliente utiliza una dirección de correo en común y un alias de grupo, aquí puedes editar esta información. También puedes añadir la dirección de correo de tu Helpdesk support (soporte técnico) y tu Support name (nombre de soporte técnico)

El Editor de configuración también te permite cambiar el tamaño máximo de subida de un archivo, que puede ser de hasta 5MB. El Default Module es el módulo que queremos que los usuarios vean cuando se logean al Vtiger. El Maximum text length in List View (el tamaño de texto máximo en la Vista de Lista) determina el número de caracteres que se muestran en cualquier columna de la List View de cualquier módulo.

En el Maximum entries per page in List View (entradas máximas por página en la Vista de Lista) puedes definir el número de registros que se muestran por página en la List View de cualquier módulo.

 

 

Finalmente, da clic en el botón de Guardar para aplicar los cambios.

Cómo crear correos usando las plantillas de correo de Vtiger

 

Una parte muy importante en la comunicación interna y externa de una empresa o negocio son los correos electrónicos. La mayoría de las empresas envía correos todos los días y a veces esto puede ser una tarea que toma su tiempo y que puede ser tediosa, en especial cuando son correos que casi siempre tienen el mismo texto.

Las plantillas de correo de Vtiger ayudan a que esta tarea no sea tan tediosa, pues las plantillas te permiten crear correos predefinidos y personalizados. Con las plantillas puedes añadir información del mismo Vtiger, como el nombre del contacto, su cumpleaños, teléfono, dirección, etc.

En este post te enseñamos cómo crear estas plantillas de correo.

Primero hay que irse a la pestaña de Todas y, en la columna de Herramientas, seleccionar Plantillas de correo.

Aquí, en la página de Plantillas de Correo, damos clic en el botón Agregar plantilla de correo

Nos aparece una pantalla donde podemos darle nombre a nuestra plantilla y escribir una descripción para darle una categoría a nuestro correo.

Abajo, en la parte de Plantilla de correo Descripción, nos pide el Asunto del correo y más abajo aparece el espacio donde podemos redactar el correo en sí.

Una característica única de las plantillas de Vtiger es que nos permiten jalar datos de los registros de nuestro Vtiger para personalizar los correos. Esto se hace en Seleccionar tipo de campo: del menú desplegable de la izquierda seleccionamos el módulo de donde vamos a jalar los datos y del menú desplegable de la derecha seleccionamos el campo deseado.

Del menú de la izquierda también podemos seleccionar valores generales (generalFields) como la fecha y hora actual.

Al momento de redactar el texto del correo, puedes usar las herramientas del editor de correo. También puedes hacer el correo visualmente más atractivo añadiendo imágenes o cualquier otro contenido html. Esto ya es un poquito más complicado y necesita algo de conocimiento básico de programación, pero básicamente puedes escribir el código de programación o copiarlo de algún lado para insertarlo en tu plantilla dando clic en el botón de Source

Al terminar de crear la plantilla, hay que dar clic en guardar.

Para usar nuestra plantilla de correo, basta con dar clic en el botón de Enviar correo desde cualquier registro del Vtiger y luego dar clic en “Seleccione Plantilla de Correo”.

Ahí nos aparece la lista de todas nuestras plantillas: seleccionamos la que necesitamos y la copia automáticamente en el cuerpo del correo. Una vez hecho esto, le damos “Enviar” y listo.

 

Para más información sobre este tema o para ayuda con la creación de plantillas de correo, por favor pónganse en contacto con nosotros a través de nuestra página www.simplesistemas.com

Cómo personalizar preferencias en Vtiger 7

 

En este post vamos a aprender cómo personalizar la configuración de tu Vtiger 7.

Vtiger 7 le permite al usuario configurar sus preferencias, incluyendo el idioma, la zona horaria, el formato de la fecha, las monedas, y mucho más. Para empezar a personalizar tus preferencias hay que irse al ícono de persona en la parte superior derecha de cualquier pantalla y hacer clic en Mis preferencias.

Aparece una pantalla que nos muestra cómo vemos la información en nuestro Vtiger.

 

El primer campo, el de monedas y números, permite cambiar el tipo de moneda en el Vtiger. Como vemos, el peso es la única moneda disponible, pero podemos añadir una nueva moneda fácilmente.

Para ello, nos vamos al menú desplegable de Configuración y seleccionamos Configuración de Moneda.

 

 Luego hacemos clic en el botón de Add Currency y seleccionamos la nueva moneda e ingresamos el tipo de cambio deseado. Al terminar, damos clic en el botón de Guardar.

 

 

 

Al regresar a la página de Preferencias, deberás ver la nueva moneda en el campo de las monedas disponibles.

 

Otras personalizaciones que puedes hacer incluyen cómo ves los números, es decir, si quieres verlos separados por comas, puntos o apóstrofes.

También puedes cambiar tu zona horaria, tu idioma y mucho más.

Les recomendamos tomarse el tiempo para navegar un rato por la página de Preferencias para ver hasta qué punto pueden personalizar la configuración de su Vtiger.

 

Créditos

 

Traducido y adaptado de VTEXPERTS https://www.youtube.com/watch?v=pCudXcD9btM