Cómo hacer crecer tu negocio con facturación CFDI recurrente automatizada
Ha llegado ese momento de la semana, del mes o incluso del año en que tienes que lidiar con la facturación de tu negocio. Te dispones a generar las facturas de tus clientes, obtener la lista de los morosos para recordarles qué y cuánto tienen que pagar (y, en algunos casos, suspender el servicio que les brindas) y, posteriormente, conciliar pagos y reactivar los servicios suspendidos. Todo esto puede representar una tarea compleja, tardada, repetitiva y muchas veces proclive a errores.
Seguramente estás familiarizado con por lo menos alguna de las siguientes situaciones:
- Se te olvidó facturarle a un cliente que lleva usando tu servicio durante meses sin pagarlo.
- Haces las facturas manualmente mes a mes y algunas tienen errores como precios no actualizados, datos incorrectos del cliente, “Uso CFDI” erróneo, etc. Incluso, algunas veces, el error fue exactamente el mismo que el del ciclo pasado para un mismo cliente. Cuando por fin te das cuenta (o, peor aún, el cliente te lo hace notar) tienes que volver a generar la factura, timbrarla y enviarla.
- Estás hablando por teléfono con un cliente que quiere pagar sus adeudos, pero no tienes idea de cuánto debe. Tienes que revisar facturas y pagos pasados para, después de algunas horas (en el mejor de los casos), enviarle su adeudo por correo. Sin embargo, para ese momento su ímpetu para saldar sus adeudos se ha esfumado y deja pasar los días antes de finalmente pagarte.
- Necesitas generar reportes de ingresos y cuentas por cobrar en Excel y, para eso, tienes que obtener información de distintas fuentes, exportar datos, copiar, pegar, crear fórmulas, etc. Los reportes te toman varias horas y, una vez que están listos, no tienes plena seguridad de que toda la información sea correcta.
- Tienes que emprender toda una labor de investigación digna de un detective (enviar correos, mensajes de texto, hablar por teléfono, cruzar datos, revisar cuentas bancarias, etc.) para cuadrar números de un cliente sumamente molesto a quien se le suspendió el servicio cuando en realidad no tenía adeudo alguno.
- Cuando un cliente solicita soporte relacionado con tus servicios, no tienes forma de saber si está al corriente en sus pagos y, como no lo sabes, prefieres darle un servicio al que ya no tiene derecho y que, de haber estado al tanto de su estatus crediticio, no le habrías brindado.
Como puedes ver, todo esto representa una tarea tediosa, que consume mucho tiempo y que puede ser muy frustrante tanto para ti como para tus clientes, ¿cierto?
Sin embargo, es un proceso necesario que, de no hacerlo, tendría repercusiones inmediatas y destructivas para tu empresa.
¡Estamos hablando de lo más esencial para una empresa: sus ingresos!
La repetición manual de estos procesos y los errores que conlleva puede quitarte tiempo valioso que podrías destinar a mejorar el servicio que brindas a tus clientes y así vender más.
¿Qué es la facturación recurrente y el ciclo facturación-cobranza-servicio?
La “factura recurrente” es aquella que se envía a un mismo cliente repetidas veces, por el mismo concepto, durante un periodo de tiempo determinado (suscripción por tiempo limitado) o indeterminado (suscripción abierta).
Por ejemplo, una empresa de servicios de Internet debe enviar a sus clientes una factura cada mes para recordarles que deben realizar su pago, que tienen cierto número de días para pagar y prevenir la suspensión del servicio.
Existen distintos tipos de industrias o empresas que por su naturaleza ofrecen servicios periódicos o cíclicos con precios constantes que necesitan hacer uso de la facturación recurrente. Algunos ejemplos son:
- Servicios de mantenimiento tecnológico
- Servicios de marketing
- Servicios contables
- Servicios de alquiler de mobiliario o equipos
- Renta de inmuebles como locales comerciales
- Servicios educativos como escuelas o universidades en línea
- Software y aplicaciones móviles bajo el modelo “Software as a Service” (SaaS)
- Servicios de rastreo de flotillas de automóviles o camiones vía GPS
- Servicios de Internet
- Membresías de cualquier tipo: formación, seminarios, revistas
- Servicios de hosting u hospedaje de páginas web y correos
- Consultorías de negocios
- Consultoría de finanzas
Si tu empresa brinda servicios o productos bajo un esquema de suscripción que se factura de manera periódica (semanal, mensual, semestral, anual, etc...) entonces es probable que necesites automatizar el ciclo compuesto por los siguientes procesos:
- Facturación
- Envío del estado de cuenta
- Cobranza
- Conciliación
- Suspensión de servicios
- Reactivación de servicios
A continuación te explicamos más a detalle estos procesos, así como los beneficios de su automatización.
Automatización del ciclo facturación-cobranza-servicio
Un sistema CRM en línea especializado en servicios de suscripción puede ayudarte a reducir drásticamente el tiempo invertido en llevar a cabo los procesos anteriores. En muchos casos, éstos pueden ser automatizados por completo y limitar tu trabajo a supervisarlos a partir de reportes automatizados y en tiempo real.
¿Cómo funcionaría esto?
Simplemente configura los parámetros de suscripción del cliente una sola vez: a partir de cuándo, con qué frecuencia y por cuánto tiempo. Por ejemplo: facturar a partir del día 15 del mes actual, de manera mensual durante 1 año. Con esto, el sistema llevará a cabo de manera autónoma y automática los siguientes procesos:
- Facturación recurrente automática: Generar, timbrar y enviar las facturas de manera automática mes a mes.
- Envío automático del estado de cuenta: Enviar el estado de cuenta al cliente mostrando información relevante como fecha de corte, adeudos y estatus del servicio.
- Conciliación automática de pagos: Conciliar pagos de manera automática si estos se efectúan a través de medios como PayPal u Oxxo. El sistema hará la conciliación, enviando agradecimiento de pago al cliente, emitiendo un complemento de pago CFDI si es necesario y reactivando el servicio si éste se encontraba suspendido.
- Recordatorios automáticos de pago: El sistema enviará recordatorios de pago vía correo electrónico y/o SMS.
- Suspensión automática de servicio: En los casos que así lo ameriten, el sistema suspenderá el acceso a los servicios digitales del cliente.
Beneficios
- Ahorro de tiempo
Quizá sientas que generar una factura al mes no lleva mucho tiempo. Sin embargo, si lo multiplicas por todas las facturas que tienes que hacer, te darás cuenta que ese tiempo lo puedes destinar a la planeación de tu próxima campaña de marketing.
Con la conciliación, los recordatorios y la reactivación automática de servicio, ya no perderás el tiempo en llamadas y eliminarás las reclamaciones de clientes molestos.
- Reducción de costos
Reduce significativamente tus costos en personal administrativo y de atención a clientes al automatizar procesos manuales.
- Acelera los pagos
Vtiger enviará a tiempo las notificaciones y facturas de pago a tus clientes, con lo que se reducirá en un gran porcentaje los atrasos en los pagos que recibes.
- Clientes contentos
Evita las confusiones y frustraciones de clientes con respecto a pagos realizados y adeudos. En caso de suspensión, activa su servicio nuevamente de manera automática eliminando esperas administrativas. Evita correos, mensajes y llamadas de clientes enojados para obtener su estado de cuenta, saber su adeudo o solicitar la reactivación de su servicio.
- Control de la salud de tu negocio
Ten el control global de tu negocio con reportes detallados y en tiempo real de las Cuentas por cobrar de todos tus Clientes. Podrás identificar rápidamente quiénes son los que más te deben y quién paga a tiempo.